必ずリプライが貰えるメールの書き方 |
11/22のTBSラジオ「ジェーン・スー 相談は踊る」で「パートナーからのリプライが遅い、もしくはない。どうすればいいか」という女性リスナーからの相談があった。
どうすればいいかは即答できないが(これから記述する)、どうしてか、ならば即答できる。「それは君からのメールだから」。
まず、このパートナーの行動は学習機能を持ったメールソフトの振り分け機能のようなものだとする。
(そもそも人間の行動はそんなものではない、というならロジカルに考える必要はないので、自分の書いたメールはリプライされるべきだと思っていればいい。おそらく相談者はこのタイプ。)
まずfromでスパムだと判別できればゴミ箱行き。
さらにタイトルでスパムだと判別できればゴミ箱行き。
つぎに”どうでもいいメール”を振り分ける。
この時点で”どうでもいいメール”に振り分けられているのだろう。
さらに”どうでもいいメール”は”捨てはしないがちゃんと読まないメール”と”とりあえず取っておくメール”に振り分けられる。
次に、”タイトルだけ読めば十分なメール”、”ざっと読むメール”、”ちゃんと読むメール”と”リプライすべきメール”に振り分ける。
さて、”リプライすべきメール”だが、これも振り分けられ、”即答すべきメール”と”いずれリプライすればいいメール”に振り分けられる。
問題は”いずれリプライすればいいメール”で、催促されないと回答忘れとなる場合もあるが、これは学習機能によりtodoリストに載るようになるので、学習機能を強化する方向で対応すればいい(例えば、催促する、リプライしないと何らかの不利益があるなど)。
おそらくパートナーは相談者からのメールを”どうでもいいメール”に振り分けているのだろう。
どうしてどのような原因で”どうでもいいメール”に振り分けているかは類推になるが、例えば「今日の晩御飯はハンバーグでいい?」というようなメールを出したとする。
これに対し(1)「ハンバーグでいいよ」、(2)「昼にハンバーグを食べちゃったから魚がいいな」と返すとする。(1)に対し、帰宅したら「スーパーで魚がやすかったから魚にしちゃった(テヘペロ)」と返せば、リプライする意味なし、ということで以降”どうでもいいメール”に振り分けられることになる。(2)に対し「ごめ~ん、やっぱりもうハンバーグの材料買っちゃった(テヘペロ)」などと返せば、やはりリプライの有無/中身に結果が影響されないので、同様に、リプライする意味なし、ということで以降相談者からのメールは”どうでもいいメール”に振り分けられることになる。
さて、これを、”リプライすべきメール”で、さらに”即答すべきメール”と振り分けさせる方法だが 、学習機能を利用することだ。
ひとつはリプライの有無/中身によって、具体的な利益/不利益があるように仕向けることだ。”具体的”としたのは、なんとなく相談者の機嫌が悪くなるという抽象的な事象では学習に至らないということだ。前述のメールであれば、リプライがなければおかず抜きにするなどだ。
メールの書き方として、より回答しやすく、というか、むしろ回答しなければならないように仕向ける。具体的には、YESorNOで回答できるクローズドなクエスチョンとするか、選択肢を限定した、やはりクエスチョンにする。このとき避けなければいけないのは、「どちらでもいい」が回答できないようにすること。
さらに”かならずリプライさせる”ために期限の設定が必要だ。これがないと”いずれリプライすればいいメール”に振り分けられてしまう。簡単な例としては「明日N時にOOに来られる?」や「明日の夕食はN時からOOでパスタにする?XXでフレンチにする?」など限られた選択肢で期限をもって回答する必要がある形式とする。
さて、MCの男性アナの回答は「自分は常にリプライするからわからない」というもの。これはこれで理解できるが、これが受け入れられるなら”既読スルー”についても理解できるだろう。
女性パーソナリティの回答は・・・忘れた。というのも毒にも薬にも解決にも至らないものだったから。